Masa percobaan, atau yang dikenal dengan istilah probation period, merupakan fase krusial dalam hubungan kerja. Periode ini tidak sekadar menjadi formalitas administratif, melainkan sebuah instrumen evaluasi yang fundamental, dirancang untuk memastikan keselarasan antara kompetensi karyawan baru dengan kebutuhan spesifik dan budaya organisasi perusahaan. Bagi perusahaan, masa percobaan adalah kesempatan untuk menilai kinerja, etos kerja, dan kecocokan kandidat secara nyata di lingkungan kerja. Bagi karyawan, ini adalah panggung pembuktian, di mana janji yang disampaikan saat wawancara harus diterjemahkan menjadi kontribusi nyata dan berharga.
Tingginya tingkat persaingan di pasar kerja modern menempatkan masa percobaan sebagai periode penuh tekanan sekaligus peluang besar. Pemahaman mendalam tentang hak dan kewajiban selama periode ini sangat penting, tidak hanya untuk memitigasi risiko hukum yang mungkin timbul, tetapi juga untuk membangun fondasi hubungan kerja yang transparan, produktif, dan berkelanjutan. Artikel ini akan mengupas tuntas segala aspek masa percobaan, mulai dari landasan hukum di Indonesia hingga strategi praktis bagi kedua belah pihak, serta bagaimana mengelola transisi menuju status karyawan tetap.
Masa percobaan adalah periode transisi dari kandidat menjadi kontributor, dinilai berdasarkan matriks tujuan yang telah ditetapkan.
Secara esensial, masa percobaan adalah periode waktu yang disepakati antara pekerja dan pengusaha di mana hubungan kerja yang baru terbentuk dapat diuji dan dievaluasi. Periode ini memberikan fleksibilitas bagi kedua belah pihak untuk menentukan apakah kerja sama tersebut layak dilanjutkan dalam jangka panjang.
Masa percobaan bukanlah hanya masa pelatihan, meskipun aspek pembelajaran pasti terjadi. Inti dari masa percobaan adalah penilaian kompetensi, adaptasi budaya, dan kemampuan karyawan untuk memenuhi standar kerja yang telah ditetapkan perusahaan. Kegagalan mencapai standar ini sering kali menjadi dasar hukum bagi perusahaan untuk mengakhiri hubungan kerja tanpa kewajiban kompensasi yang besar, asalkan prosedur dilakukan sesuai ketentuan undang-undang.
Di Indonesia, ketentuan mengenai masa percobaan diatur secara eksplisit dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan dan peraturan turunannya. Landasan utama yang mengatur hubungan ini adalah: Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (sebelum revisi besar), dan kini sebagian besar diatur melalui Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (UU Cipta Kerja) beserta Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021.
PKWTT adalah perjanjian kerja untuk karyawan tetap. Dalam konteks PKWTT, masa percobaan diizinkan dan umum diterapkan. Tujuannya adalah memastikan bahwa individu tersebut layak untuk menjadi bagian permanen dari organisasi. Jika karyawan gagal dalam masa percobaan, hubungan kerja dapat diakhiri (PHK) sesuai ketentuan PHK masa percobaan, biasanya tanpa kewajiban uang pesangon, karena hubungan kerja belum efektif menjadi permanen.
Berbeda sekali dengan PKWTT, Undang-Undang Ketenagakerjaan dan PP 35/2021 secara tegas melarang adanya masa percobaan dalam Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (kontrak). Jika perusahaan tetap mencantumkan klausul masa percobaan dalam PKWT, maka secara hukum klausul tersebut batal demi hukum, dan yang lebih penting, hal ini dapat mengakibatkan kontrak PKWT tersebut secara otomatis berubah statusnya menjadi PKWTT sejak awal penandatanganan. Ini adalah risiko hukum besar yang harus dipahami oleh setiap praktisi SDM.
Penegasan mengenai larangan masa percobaan pada PKWT ini bertujuan untuk melindungi pekerja kontrak dari eksploitasi di mana mereka mungkin dipaksa bekerja di bawah upah minimum atau kondisi yang tidak memadai, dengan dalih 'sedang diuji', padahal status kontrak mereka sudah jelas batas waktunya.
Meskipun sedang dalam masa uji, karyawan yang menjalani masa percobaan tetap memiliki hak-hak dasar yang tidak boleh dikurangi, termasuk:
Bagi karyawan, masa percobaan adalah waktu 90 hari yang menentukan nasib karier. Fokus, adaptabilitas, dan komunikasi proaktif adalah kunci utama. Karyawan harus memandang periode ini bukan hanya sebagai ujian, tetapi sebagai kesempatan percepatan untuk memahami perusahaan.
Hal pertama yang harus dilakukan karyawan adalah meminta klarifikasi rinci mengenai KPI dan standar keberhasilan. Kesuksesan di akhir masa percobaan tidak boleh menjadi kejutan, melainkan hasil dari pencapaian yang terukur. Ekspektasi harus mencakup tiga dimensi utama:
Ini berkaitan dengan output spesifik pekerjaan, misalnya, mencapai kuota penjualan X, menyelesaikan proyek coding Y, atau mengurangi tingkat kesalahan produksi Z. Karyawan harus memiliki matriks kuantitatif yang jelas untuk mengukur progres ini setiap minggu.
Ini mencakup bagaimana karyawan berinteraksi, beradaptasi dengan nilai-nilai perusahaan, bekerja sama dalam tim, dan menangani konflik. Perusahaan modern sangat menekankan budaya; kegagalan beradaptasi sering kali menjadi alasan utama PHK dalam masa percobaan, bahkan jika keterampilan teknisnya memadai.
Masa percobaan adalah waktu untuk menunjukkan inisiatif yang melampaui tugas yang diberikan. Mengajukan pertanyaan yang cerdas, menawarkan solusi untuk masalah yang belum terselesaikan, dan secara sukarela mengambil tanggung jawab tambahan menunjukkan komitmen jangka panjang.
Karena waktu yang terbatas (maksimal 3 bulan), manajemen waktu harus dilakukan dengan sangat disiplin. Karyawan harus segera mengidentifikasi tugas yang memiliki dampak terbesar (prioritas tinggi) dan memfokuskan energi di sana. Hindari terjebak dalam tugas-tugas administratif minor yang tidak berkontribusi pada KPI inti.
Strategi Quick Wins sangat efektif. Mencetak pencapaian kecil yang terlihat (quick wins) di bulan pertama dapat membangun momentum positif, meningkatkan kepercayaan diri, dan memberikan bukti nyata kepada atasan bahwa karyawan tersebut adalah aset yang berharga.
Sangat penting untuk tidak menunggu sesi evaluasi resmi. Karyawan harus secara rutin (misalnya, mingguan) mencari umpan balik dari manajer, rekan kerja, dan bahkan klien internal atau eksternal. Umpan balik ini harus didengar dengan pikiran terbuka dan dijadikan dasar untuk perbaikan instan. Pertanyaan yang efektif harus spesifik, seperti: "Apa satu hal yang dapat saya lakukan minggu depan untuk meningkatkan kualitas laporan ini?" atau "Area mana dalam proyek ini yang menurut Anda masih berisiko?"
Selain menerima umpan balik, penting juga untuk mendokumentasikan semua pencapaian dan masukan yang diterima. Dokumentasi ini akan menjadi bukti objektif yang sangat berguna saat evaluasi akhir.
Terdapat beberapa jebakan umum yang sering membuat karyawan gagal melewati masa percobaan:
Komunikasi dua arah yang efektif dan berkelanjutan merupakan pilar utama keberhasilan selama masa percobaan.
Bagi perusahaan, masa percobaan adalah investasi yang harus dikelola dengan hati-hati. Kegagalan dalam mengelola periode ini dapat berujung pada PHK yang tidak sah secara hukum atau mempertahankan karyawan yang tidak cocok, yang keduanya merugikan organisasi.
Kepatuhan hukum dimulai pada hari pertama. Perjanjian kerja yang mencantumkan masa percobaan harus memenuhi syarat formil dan materil:
Kegagalan dalam aspek formalitas ini dapat membuat karyawan tersebut secara otomatis berstatus karyawan tetap sejak hari pertama, meskipun ia baru bekerja satu bulan, sehingga PHK selanjutnya akan memerlukan prosedur PHK karyawan tetap yang jauh lebih rumit dan mahal.
Evaluasi masa percobaan harus berdasarkan data dan fakta, bukan perasaan subjektif manajer. Perusahaan harus menerapkan sistem evaluasi yang:
Gunakan KPI yang spesifik (SMART). Misalnya, bukan "bekerja dengan baik," tetapi "mampu mengurangi waktu respons layanan pelanggan sebesar 15%." Objektivitas ini melindungi perusahaan dari tuntutan diskriminasi jika PHK dilakukan.
Evaluasi tidak boleh hanya dilakukan pada hari ke-89. Perusahaan harus menjadwalkan setidaknya dua sesi ulasan formal (misalnya, di akhir bulan pertama dan kedua), serta pertemuan mingguan informal. Ulasan berkelanjutan memberi kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki diri sebelum terlambat.
Semua interaksi yang relevan harus didokumentasikan. Ini mencakup catatan rapat mingguan, email peringatan, hasil tes kinerja, dan catatan pelatihan. Jika perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja, dokumentasi ini adalah bukti sah bahwa proses penilaian telah dilakukan secara adil dan transparan, serta bahwa karyawan telah diberikan kesempatan yang memadai untuk perbaikan.
Masa percobaan yang efektif harus mencakup program orientasi (onboarding) yang kuat. Seorang karyawan tidak dapat dievaluasi secara adil jika mereka belum dibekali dengan alat, informasi, dan mentoring yang memadai. Perusahaan harus menunjuk mentor atau buddy yang bertanggung jawab membantu karyawan baru memahami prosedur internal, budaya, dan struktur tim.
Investasi awal dalam pelatihan saat masa percobaan sering kali menghasilkan karyawan yang lebih produktif dan loyal dalam jangka panjang, dibandingkan dengan sekadar melepaskan karyawan tanpa dukungan dan berharap mereka berhasil sendiri.
Pengakhiran hubungan kerja selama masa percobaan memiliki prosedur yang lebih sederhana dibandingkan PHK karyawan tetap, namun tetap harus mematuhi koridor hukum ketenagakerjaan di Indonesia. Kesalahan prosedur dapat membatalkan kemudahan yang ditawarkan oleh periode percobaan ini.
Alasan utama dan hampir satu-satunya untuk PHK dalam masa percobaan adalah kegagalan memenuhi kualifikasi atau standar kinerja yang ditetapkan, atau ketidakmampuan beradaptasi dengan budaya kerja. Perlu ditekankan bahwa PHK ini harus didasarkan pada penilaian yang objektif dan terdokumentasi, bukan alasan di luar kinerja (seperti hamil, sakit, atau alasan diskriminatif lainnya).
Undang-undang tidak secara spesifik mewajibkan notice period yang panjang untuk PHK masa percobaan. Namun, praktik terbaik SDM dan prinsip keadilan menuntut adanya pemberitahuan pengakhiran yang disampaikan setidaknya beberapa hari (misalnya, 7 hari) atau pada hari terakhir masa percobaan itu sendiri.
Karyawan yang di-PHK selama masa percobaan tidak berhak atas uang pesangon, uang penghargaan masa kerja (UPMK), atau uang penggantian hak (UPH), sebagaimana berlaku pada PHK karyawan tetap (PKWTT) atau PHK PKWT. Karyawan hanya berhak atas sisa upah yang belum dibayarkan hingga hari terakhir bekerja.
Prosedur PHK harus diakhiri dengan penerbitan Surat Keterangan Pengakhiran Hubungan Kerja atau Surat Keterangan Kerja (Paklaring). Surat ini penting bagi karyawan untuk mencari pekerjaan selanjutnya dan mencairkan Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan. Surat ini harus mencantumkan tanggal mulai dan berakhirnya pekerjaan, namun perusahaan sebaiknya berhati-hati dalam mencantumkan alasan PHK secara spesifik (cukup nyatakan bahwa hubungan kerja berakhir karena tidak lolos evaluasi masa percobaan).
Masa percobaan sering kali menimbulkan pertanyaan seputar transisi, perpanjangan, dan implikasi upah.
Secara hukum, merujuk pada ketentuan PKWTT, masa percobaan memiliki batas maksimal 3 bulan. Jika perusahaan merasa karyawan hampir mencapai standar namun membutuhkan waktu ekstra (misalnya, 1 bulan), perusahaan tidak dapat memperpanjang masa percobaan secara eksplisit. Jika hubungan kerja tetap dilanjutkan melebihi 3 bulan tanpa penetapan status sebagai karyawan tetap, secara hukum karyawan tersebut otomatis dianggap telah melewati masa percobaan dan menjadi karyawan tetap penuh (PKWTT).
Untuk kasus di mana evaluasi masih dibutuhkan, perusahaan dapat mengakhiri PKWTT percobaan yang pertama, dan menawarkan kontrak PKWT (kontrak sementara), namun harus sangat berhati-hati karena PKWT memiliki batasan durasi dan jenis pekerjaan. Namun, praktik perpanjangan masa percobaan secara eksplisit di luar 3 bulan untuk PKWTT adalah melanggar hukum dan akan membatalkan status percobaan itu sendiri.
Seringkali, karyawan baru belum berhak atas cuti tahunan selama masa percobaan. Namun, jika karyawan mengambil cuti karena sakit, cuti haid, atau absen berizin lainnya, perusahaan tidak dapat secara otomatis memperpanjang masa percobaan untuk mengimbangi hari yang hilang, karena durasi 3 bulan adalah batas waktu yang kaku secara hukum. Absensi yang berlebihan karena sakit, bagaimanapun, dapat dijadikan dasar evaluasi bahwa karyawan tersebut tidak dapat memenuhi kewajiban kerjanya, yang sah digunakan sebagai alasan PHK dalam masa percobaan.
Gaji yang ditetapkan selama masa percobaan adalah gaji pokok yang disepakati, yang harus minimal UMP/UMK. Perusahaan sering kali mencantumkan kemungkinan kenaikan gaji atau penyesuaian tunjangan jika karyawan lolos dan diangkat menjadi karyawan tetap. Penting bagi perjanjian kerja awal untuk mencantumkan (atau merujuk pada) struktur penggajian pasca-percobaan untuk memastikan transparansi dan motivasi karyawan.
Meskipun tampak sederhana, pelaksanaan masa percobaan dapat menghadapi berbagai komplikasi yang memerlukan penanganan hukum dan manajerial yang cermat.
Ketika karyawan merasa PHK masa percobaan mereka tidak adil, mereka dapat mengajukan gugatan ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI). Dalam persidangan PHI, perusahaan wajib membuktikan bahwa:
Tanpa dokumentasi yang kuat, hakim cenderung menganggap karyawan tersebut telah lolos masa percobaan dan memutuskan PHK tersebut ilegal, memaksa perusahaan membayar kompensasi penuh (pesangon dan UPMK) seperti PHK karyawan tetap, ditambah denda.
Meskipun masa percobaan 3 bulan berlaku untuk semua tingkatan, evaluasi untuk posisi manajerial seringkali lebih fokus pada kepemimpinan, pengambilan keputusan strategis, dan kemampuan membangun tim. Dampak kerja posisi eksekutif mungkin tidak terlihat dalam 3 bulan, namun evaluasi harus fokus pada indikator awal (leading indicators), seperti rencana strategis yang diajukan, inisiasi perubahan, dan respons krisis yang terjadi selama periode tersebut.
Jika karyawan melakukan pelanggaran berat (misalnya, pencurian, penipuan, membocorkan rahasia perusahaan) selama masa percobaan, perusahaan berhak melakukan PHK seketika (PHK demi hukum). Dalam kasus ini, dokumentasi harus sangat kuat (bukti CCTV, laporan internal, dsb.) karena PHK jenis ini sangat sensitif dan sering digugat. Walaupun masa percobaan, perusahaan tetap harus mengikuti prosedur pemeriksaan internal yang adil sebelum mengeluarkan keputusan PHK atas pelanggaran berat.
Masa percobaan yang sukses bukan hanya tentang mencegah karyawan yang buruk, tetapi juga tentang memastikan karyawan yang baik merasa disambut dan didukung. Perusahaan yang bijaksana menggunakan masa percobaan sebagai alat pengembangan, bukan hanya alat eliminasi.
Onboarding yang terstruktur secara formal (meliputi pengenalan tim, visi misi, sistem TI, dan prosedur K3) sangat mengurangi tingkat kecemasan karyawan baru dan mempercepat kurva pembelajaran. Onboarding yang buruk akan menempatkan karyawan baru pada posisi yang dirugikan, membuat evaluasi kinerjanya menjadi tidak adil.
Manajer harus secara aktif memfasilitasi integrasi sosial karyawan baru. Karyawan yang merasa terisolasi atau diabaikan akan kesulitan memahami dinamika kerja dan budaya perusahaan, yang akhirnya dapat mempengaruhi kinerja dan penilaian masa percobaannya.
Setelah karyawan berhasil melewati masa percobaan, transisi ke status PKWTT penuh harus diformalisasi dengan jelas melalui surat pengangkatan karyawan tetap (Surat Penetapan). Surat ini harus mencantumkan perubahan dalam hak dan kewajiban (jika ada) serta tanggal efektif status permanen. Proses ini penting untuk memotivasi karyawan dan menghindari keraguan hukum mengenai status mereka di masa depan.
Kegagalan perusahaan untuk mengeluarkan surat penetapan ini setelah 3 bulan berlalu, padahal karyawan masih bekerja, secara hukum tetap menjadikan karyawan tersebut sebagai PKWTT. Namun, kurangnya formalitas dapat menciptakan ketidakpastian dan masalah administrasi di kemudian hari.
Mengapa batas 3 bulan begitu krusial dan bagaimana perusahaan dapat memaksimalkan waktu yang singkat ini?
Batas 3 bulan (90 hari) mencerminkan pandangan legislatif bahwa periode ini sudah cukup bagi perusahaan untuk menilai keterampilan dasar, etos kerja, dan kecocokan budaya. Bagi pekerjaan yang sangat kompleks atau posisi yang kurva pembelajarannya lambat, perusahaan mungkin merasa 3 bulan tidak memadai untuk evaluasi penuh.
Dalam kasus tersebut, perusahaan harus menyesuaikan ekspektasi. Alih-alih mengharapkan penguasaan penuh, perusahaan harus fokus pada kemampuan belajar (learning agility), potensi, dan indikator awal keberhasilan. Misalnya, di bulan pertama, fokus pada orientasi dan pelatihan, bulan kedua pada pelaksanaan tugas mandiri dengan supervisi, dan bulan ketiga pada output yang mulai independen.
Bulan pertama adalah masa paling kritis. Karyawan baru cenderung menunjukkan perilaku terbaik mereka, dan perusahaan harus memanfaatkannya untuk pengamatan intensif. Manajer harus:
Batas waktu yang singkat (3 bulan) secara psikologis mendorong karyawan untuk bekerja lebih keras, beradaptasi lebih cepat, dan menunjukkan potensi maksimal mereka. Di sisi lain, hal ini juga dapat menimbulkan stres yang signifikan. Perusahaan yang sukses akan menerapkan mekanisme dukungan (misalnya, sesi coaching) untuk mengelola tekanan ini, memastikan bahwa kinerja yang dievaluasi adalah kinerja di bawah kondisi kerja normal, bukan kinerja yang didorong oleh kecemasan berlebihan.
Terkadang, masa percobaan gagal bukan karena karyawan tidak kompeten, tetapi karena budaya kerja yang tidak mendukung atau ekspektasi yang tidak realistis.
Dalam lingkungan kerja yang sehat, umpan balik selama masa percobaan diberikan secara teratur, spesifik, dan didukung oleh niat untuk mengembangkan karyawan. Budaya yang cenderung pasif-agresif atau menunggu masalah meledak di akhir periode percobaan adalah budaya yang gagal memanfaatkan periode ini dengan optimal.
Manajer harus dilatih untuk memberikan umpan balik yang sensitif terhadap karyawan baru. Umpan balik yang disampaikan dengan cara yang merendahkan atau tidak spesifik dapat merusak moral, yang justru menjamin kegagalan karyawan tersebut.
Kesesuaian nilai-nilai perusahaan dengan nilai-nilai pribadi karyawan adalah indikator kuat keberhasilan jangka panjang. Masa percobaan adalah waktu terbaik untuk menguji kesesuaian ini. Jika karyawan menunjukkan ketidaksetujuan fundamental dengan etika kerja, transparansi, atau orientasi pelanggan perusahaan, meskipun kinerja teknisnya cemerlang, kegagalan dalam aspek nilai ini sering kali menjadi alasan kuat untuk tidak melanjutkan hubungan kerja.
Kesuksesan masa percobaan sangat bergantung pada dukungan tim. Rekan kerja harus diperkenalkan sebagai sumber daya, bukan sebagai pesaing atau pengawas. Perusahaan dapat menetapkan metrik informal untuk menilai bagaimana karyawan baru berkontribusi pada moral tim dan bagaimana tim mendukungnya. Manajer harus memastikan bahwa tidak ada intimidasi atau bullying yang terjadi, yang dapat menghambat kinerja karyawan baru.
Ketika karyawan berhasil melewati masa percobaan, perusahaan harus segera mengubah fokus dari evaluasi menjadi retensi dan pengembangan karier.
Setelah status tetap diberikan, seringkali tanggung jawab karyawan meningkat. Hal ini harus diimbangi dengan penyesuaian kompensasi, gelar pekerjaan, atau bahkan tunjangan. Komitmen perusahaan terhadap karyawan yang lolos harus ditunjukkan secara nyata untuk memupuk loyalitas.
Masa percobaan menyediakan data berharga mengenai kekuatan dan kelemahan karyawan. Data ini harus dimasukkan ke dalam Rencana Pengembangan Individu (IDP) formal untuk 6-12 bulan berikutnya. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan berkomitmen pada pertumbuhan karyawan, bukan hanya pada hasil kerja instan. IDP dapat mencakup kursus tambahan, sertifikasi, atau proyek-proyek lintas departemen.
Pengelolaan masa percobaan yang adil, transparan, dan berbasis kinerja akan memperkuat budaya organisasi. Karyawan yang ada akan melihat bahwa perusahaan serius dalam mempertahankan standar kualitas tinggi, yang pada gilirannya dapat meningkatkan motivasi dan kinerja tim secara keseluruhan. Sebaliknya, proses masa percobaan yang kacau atau tidak adil akan merusak kepercayaan internal dan reputasi perusahaan.
Masa percobaan adalah periode yang dinamis, menantang, sekaligus transformatif. Dengan pemahaman yang kuat tentang kerangka hukum, penerapan sistem evaluasi yang objektif, dan komitmen pada komunikasi terbuka, masa percobaan dapat menjadi batu loncatan yang kuat menuju hubungan kerja yang produktif dan berkelanjutan bagi perusahaan maupun individu.